Oggi la gestione documentale elettronica è diventata una componente imprescindibile del sistema informativo dell’impresa che consente non solo una conservazione dei documenti a norma di legge ma anche un’ottimizzazione dei tempi e dei costi con un conseguente aumento delle performance. La gestione e l’organizzazione dei contenuti in modo digitale offre la possibilità di dematerializzare i processi aziendali rendendoli più snelli, veloci, efficaci e sicuri.

Ogni documento o contenuto, sia esso cartaceo sia esso digitale, deve essere registrato e archiviato in formato elettronico, e reso disponibile per la consultazione, la condivisione e la conservazione nel tempo. Il software deve non solo gestire la registrazione dei file, ma occuparsi dell’archivio nel suo complesso, tramite la raccolta e conservazione dei documenti aggregati, a seconda di come sono stati organizzati i processi (di solito in fascicoli informatici, che raccolgono tutti i documenti riconducibili a una pratica o a un processo).